飲食店の利益を最大化するには、適切な予約管理が必要です。これにより、人為的ミスや食品ロス、機会損失を防ぎ、顧客満足度の向上も見込めます。本記事では、飲食店における予約管理の代表的な方法や管理の必要性、おすすめの予約管理システムなどについて解説します。

飲食店における予約管理の方法

まずは、飲食店でよく採用されている予約管理の方法を把握しておきましょう。代表的な予約管理方法としては、手書き台帳やエクセルなどの表計算ソフト、予約管理システムの3つが挙げられます。

手書き台帳

メモ帳やノートなどに、予約情報を書き留める方法です。メモ帳やノート、筆記用具さえあればできるため手軽で、すぐに取り組めます。ほかの台帳と混在しないよう、予約専用のメモ帳やノートを用意しておくと便利です。

手軽に取り組みやすいメリットがある反面、ミスが起こりやすいため注意しましょう。お客様の名前を書き間違えた、日にちを勘違いして記載してしまったなどのミスが起きるおそれがあります。また、台帳を適切に管理しないと紛失するリスクがあり、いつ誰の予約が入っていたのか分からなくなる、といった事態も招きかねません。毎回、必ず決まった場所に戻すなどの工夫が必要です。

エクセルなど表計算ソフト

売上や在庫などの管理をエクセルで行っているのなら、予約管理にも利用できます。手書きよりも見やすく、「何と書いているのか読めない」「文字が滲んでいて名前が分からない」といったトラブルを回避できます。PCで管理するため、台帳の紛失を防げるのもメリットです。すでにエクセルを利用しているのなら、新たにツールを導入する必要もなくコストを抑えられます。

一方、誤操作には注意が必要です。タイピングをミスして予約日時を間違えたり、誤ってデータを消去したりといったおそれがあります。

予約管理システム

予約管理システムは、予約管理業務を効率化できるツールです。製品によって実装されている機能は異なるものの、電話やメール、LINE、SNSなどさまざまなチャネルからの予約を一元的に管理できるタイプであれば、予約対応の手間を削減でき大幅な業務効率化を実現できます。

予約の取りこぼしを防げるのもメリットです。予約管理システムは24時間365日、休まず稼働するため、いつでも予約を受け付けられます。機会損失を回避でき、飲食店の利益最大化に寄与します。

グルメサイトと連携できるのも魅力です。システムによっては複数のグルメサイトと連携できる機能を実装しており、グルメサイト管理も効率化できます。導入や運用にコストはかかるものの、予約の取りこぼしがなく、正確に受け付けられるため、飲食店にもっともおすすめの方法です。

飲食店に予約管理が重要な理由

飲食店が適切に予約管理を行わないと、リソースをうまく活用できません。予約管理を行うことで、適切な仕入れや仕込み、シフト管理ができ、顧客満足度の向上につながるアプローチも行えます。

適切な仕込み・仕入れの管理のため

適切な予約管理によって、食材をどれくらい仕入れたらよいのかを正確に把握できます。必要な分だけ仕入れ、仕込みができるため、食品ロスを防げる点がメリットです。

予約管理を適切に行っていないと、必要以上の食材を仕入れてしまうおそれがあります。食品ロスが多くなると、廃棄コストもかさみ利益を圧迫しかねません。予約を正確に管理できれば、必要な仕入れ量を把握できるため、食品ロスを回避できます。

品切れを防げるのも魅力です。食材の品切れでメニューを提供できないとなると、お客様の不満を高めてしまいます。適切な予約管理で必要な仕入れ量を把握していれば、このような事態も招きません。

シフト管理に役立てるため

予約管理で事前に予約状況を把握していれば、適切なシフト管理を行えます。いつ、どの時間帯にどれくらいのスタッフが必要なのかが分かり、限りあるリソースを有効に活用できます。

ずさんな予約管理では、2人で十分なのに4人のスタッフを配置してしまう、といったことが起こりかねません。これでは余分な人件費がかさみ経営を圧迫します。予約状況を正確に把握することで、このようなリスクの回避が可能です。

人手不足の解消に役立つのもメリットです。繁忙日に人手が足りなければサービス品質の低下や顧客の不満を招きます。しかし予約状況が分かれば、予約が集中している時期だけ臨時のスタッフを増やす、といった対策を講じられるため安心です。

適切な顧客管理によるアプローチのため

予約情報を活用すれば、顧客管理にも使えます。顧客の性別や氏名、誕生日などの情報を管理することで、個々の顧客にあわせた最適なアプローチを行える点がメリットです。

たとえば、誕生日が近い顧客にバースデーメールとあわせて割引クーポンを配布する、といったことも可能です。アレルギー対応や顧客が好みそうなメニューの提案など、顧客にあわせたサービスを提供できるため、顧客満足度の向上につながります。

予約管理にシステムがおすすめな理由

予約管理の方法は複数あるものの、飲食店にもっともおすすめなのは予約管理システムの導入です。予約ミスや機会損失を回避できるだけでなく、顧客満足度向上につながるアプローチが可能であり、集客にも活かせるなどメリットが多数あります。

予約ミスを減らせる

予約管理システムを導入すれば、顧客が自ら氏名や連絡先、日時などの情報を入力するため、予約ミスを減らせます。受け付けた内容を従業員が台帳に記入したり、エクセルへ入力したりする必要がないため、予約ミスが少なくなり、クレームの発生も防げます。

ダブルブッキングを回避できるのもメリットです。手書きやエクセルを用いた予約管理では、すでに予約で埋まっている時間帯に、別の予約を入れてしまうといったミスが発生する可能性があります。予約管理システムの多くは、すでに予約が入っている日時に新たな予約を入れられないようになっているため、こうしたトラブルが起こりません。

予約残数をすぐ確認できるのも魅力です。管理画面から、予約可能な席数や日時をすぐ把握できるため、お客様へスムーズな案内が可能です。

営業時間外の予約を受け付けられる

予約管理システムは、24時間365日稼働するため、営業時間外の予約を受け付けられます。そのため、機会損失を回避でき、飲食店の利益最大化につながります。

飲食店のピークタイムに予約の電話がかかってきた場合、忙しくて対応できないケースは珍しくありません。システムを導入していれば、いつでも予約に対応できるため取りこぼしを防げます。

留守電やメールで営業時間外の予約を受け付けることは可能です。しかし従業員が確認できるのは遅い時間や翌営業日であるため、対応が遅れてしまいます。その結果、お客様を逃してしまうおそれがありますが、システムを導入すればこのような心配がありません。

顧客管理が効率よくできる

予約管理システムは、予約情報だけでなく顧客情報の管理もできます。紙の台帳を利用しているケースでは顧客情報を探すのに時間がかかりますが、予約管理システムであれば顧客の情報を速やかに抽出できます。

顧客の氏名や年齢などの属性情報をはじめ、直近の来店日や単価などの情報を一元管理することで、顧客満足度の向上につながるアプローチが可能です。

広告・集客ができる

予約管理システムのなかには、集客に役立つ機能を実装したものもあります。たとえば、Web予約ページの生成機能です。容易に専用のWeb予約ページを生成できるため、自社HPに予約フォームがなくても、24時間365日予約を受け付けられます。

システムによっては、外部アプリやWebサイトとの連携も可能です。お客様のスマートフォンにプッシュ通知を送って来店を促したり、メルマガを配信したりと、集客につながるさまざまなアプローチを行えます。

自社HPで積極的に情報を発信しても、お客様がアクセスしてくれなければ集客にはつながりません。一方、プッシュ通知やメルマガを配信できれば、お客様へダイレクトに情報を送ることができ、効果的な集客が可能です。

無断キャンセル対策ができる

飲食店を悩ませる問題のひとつとして、予約の無断キャンセルが挙げられます。予約を無断でキャンセルされてしまうと、仕入れた食材がムダになるばかりでなく、予約に備えて配置した人員の人件費もムダになってしまいます。

予約管理システムには、予約のリマインダーを送信できる機能が実装されているため、無断キャンセル対策として有効です。予約日時の1週間前や前日などに、リマインダーを送信できるためお客様が予約を忘れてしまう心配がありません。

クレジットカードの登録や事前決済機能を備えたシステムなら、ドタキャンにも対応できます。無断キャンセルを回避できるだけでなく、万が一当日にキャンセルとなっても、損失を回避できます。

予約管理システムを導入するときのポイント

予約管理システムは、さまざまな製品がリリースされているため、どれを選べばよいのか悩んでしまうかもしれません。基本的には飲食店向きのシステムで、かつサポートが手厚いシステムを選びましょう。自社に必要な機能が実装されているか、費用対効果はどうかなどを見極めることも大切です。

飲食店向きのものを選ぶ

予約管理システムとひと口に言っても、さまざまなシステムがリリースされており、実装されている機能も異なります。飲食店が利用するのなら、空席や着席状況を確認できるテーブル管理機能や決済システムとの連携、電話予約との連携といった、飲食店に適した機能を備えるシステムを選びましょう。

オンライン予約台帳サービス「食べログノート」は、飲食店に特化した予約管理ツールです。予約情報の登録からタイムスケジュールの表示、帳票印刷などの機能を備えており、適切な予約管理と顧客管理が可能です。また、サイトコントローラーとの連携が可能であり、食べログノート上で複数グルメサイトの予約も一括で管理できます。

食べログノートの詳細を見る

費用対効果を考える

予約管理システムの導入にあたっては、費用対効果を考えなくてはなりません。費用に見合った成果を得られるかどうかを見極めておかないと、いたずらにコストがかさみます。

有料の予約管理システム導入にかかる費用としては、初期費用や月額料金が挙げられます。初期費用が無料でも、月々高額な利用料金が発生するとなると、ランニングコストがかさむため注意が必要です。

大切なのは、自店に必要な機能が実装されているかどうかです。高額なシステム=良いシステムではありません。価格ではなく、自社の課題を解決できる機能が実装されているかどうかをチェックしましょう。

初めての場合はサポートがあるものを選ぶ

初めて予約管理システムを導入するのであれば、従業員が使いこなせるように教育が必要です。これまで紙の台帳やエクセルで予約管理を行ってきたのなら、従業員がなかなか対応できないかもしれません。運用を始めるまでに時間がかかるおそれがあるため、サポートが充実しているシステムを選びましょう。

サポートが充実しているシステムであれば、困ったときに相談できます。機能の使い方を教えてくれたり、トラブルの対処をしてくれたりといったシステムなら安心です。サポートを受ける方法(電話やメールなど)や、対応可能な時間なども併せて確認しておきましょう。

まとめ

飲食店における予約管理の方法は、手書き台帳やエクセル、予約管理システムの3つが代表的です。なかでも予約管理システムは予約管理を効率化できるだけでなく、機会損失の回避や集客力の強化にもつながるためおすすめです。システム導入の際には、飲食店向きのものを選び、必要な機能が実装されているか、費用対効果はどうかといった部分をチェックしましょう。

参考URL

飲食店の予約管理で効率的な方法とは？ | レストランスター
予約管理の方法にはそれぞれメリットとデメリットがある。その重要性と導入のポイント｜CASIOのレジスターとキャッシュレス決済サービス
飲食店で予約管理が重要な理由とは | 店舗経営レシピブック
飲食店に予約台帳システムを導入する！5つのメリットを解説|TableCheck
予約管理システムを活用した飲食店の顧客管理方法|飲食店オーナー必見！今すぐ入れたい予約管理システム大全
飲食店におすすめの予約システム13選！製品の特徴別に徹底比較|ミツモア
飲食店が予約システムを導入するメリットデメリット・選び方を徹底解説！|飲食店なんでもスクエア
飲食店におすすめの予約管理システム6選｜機能と選び方も解説 | マネケル
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監修者：太田とよしき