POSレジの導入で会計処理から事務作業まで、さまざまな業務を効率化できることをご存じでしょうか。本記事では、POSレジの基本知識やメリット・デメリット、POSレジを選ぶポイントを解説します。

POSレジとは？

POSとは、販売時点の情報を管理するシステムのことで、「Point of Sales」の頭文字をとった言葉です。そしてPOSレジとは、会計機能のほかに「何が・いつ・どこで・どれくらい売れたか」といった販売データの記録をはじめ、在庫管理、商品管理、データ分析機能など備わったレジのことです。 POSレジは、大手スーパーやコンビニなどでよく見かけるレジをイメージするとわかりやすいですが、ほかにもモバイル端末を利用したコンパクトなタイプもあります。

これまでPOSレジは導入コストが高く、小型店舗ではあまり導入が進んでいませんでした。しかし近年、低コストで導入できるクララウド型POSレジが増えたことで、導入時のハードルが下がり、今後さらに普及が進んでいくと考えられます。

POSシステムの仕組み

POSシステムとは、商品管理、売上管理、顧客管理などができる高性能システムのことです。これまでレジにPOSシステムが搭載された一体型タイプが主流でしたが、近年スマートフォンやタブレット端末にアプリをインストールする新しいタイプの活用も進んでいます。

POSシステムの基本的な仕組みは以下の通りです。

1.PCやタブレットでPOSレジの管理画面からメニューと価格など商品を登録します。 その際、収集したい必要な顧客情報を決定し、客層、年齢層なども取得できるように設定します。

2.お客様からの注文を会計時、もしくは事前に入力して、料金の計算をします。 その際は管理画面から設定した商品名を押し、数量を確定するだけで自動的に計算されます。

3.現金やカード、QRコード決済などでお客様の会計を精算します。

4.これまでの作業により、来客数、退店時間、売れた商品の数量と種別、金銭のやり取りやカード精算の履歴などがログとして残ります。

5.集まったデータを分析し、今後の在庫管理や経営判断に役立てます。 また、複数店舗の一元管理も可能です。

POSシステムの分類

現在、流通しているPOSシステムは以下の3タイプです。

ひとつ目はタブレットタイプです。スマートフォンやタブレット端末にPOSアプリをインストールして使用するシステムです。持ち運びやすく運用コストが安いのがメリットで、個人店や小規模店舗に向いています。デメリットはデータがクラウド上で管理されるため、トラブル対応は開発会社に依存します。

2つ目はターミナルタイプです。キャッシュドロワーや金額表示用のディスプレイなどの周辺機器が一体になったタイプで、スーパーやコンビニでよく見るタイプです。自由にカスタマイズができ、ポイント機能やクレジット決済などもひとつの端末でできます。ただし、1台数十万円と高額なため、事業規模の大きいチェーン店向きです。

3つ目はパソコンタイプのもので、所持しているパソコンにアプリをインストールして使います。ハードウェアを導入する必要がなく、ソフトウェアの費用だけで済むためコストを抑えられます。POS以外の作業ももちろん可能です。外部機器を利用すればレシート印刷や会計処理も行えます。

POSレジ導入のメリット

POSレジ導入は以下のような業務面、管理面でメリットが得られます。

会計業務の効率化

メニューに載っている商品を全て、あらかじめ管理画面から設定・登録することで、商品ごとのサイズ別の金額、税率なども分別された状態になり、その商品名をタップするだけでお会計代金に計上されるので、スタッフによる入力ミスが大幅に低減します。

割り勘やサービス券の利用などにも対応でき、複雑な会計処理も簡単で、誰でもお客様を待たせることなく同じようにレジ処理ができます。また、人的ミスによるレジ金の違算や間違えた箇所の特定するために要する時間がなくなるので、ほかの重要な業務に時間が割くことができます。

さらに注文や伝票作成をデジタルで行う「オーダーエントリーシステム」と情報共有することで、注文・伝票作成・会計のプロセスを簡略化できるPOSレジもあります。この情報共有によって、伝票に複写や伝達作業がなくなり、大きな効率化を図ることができます。

売上データを一括管理・分析が可能

POSレジは店舗の売上データを自動集計するため、売れ行きをリアルタイムで把握できます。高度な分析機能もシステムに搭載されているので、経営分析やスピード感のいる判断に必要な情報が簡単に手に入り、経費の削減や商品開発などに役立ちます。

また、複数の店舗を展開している場合でもPOSレジなら売上データの一括管理が可能です。売上が高い店舗のデータを参考に、売上の低い店舗の改善プランを立てるといった使い方もできます。

商品の販売数が予測しやすい

商品の登録時に自由にジャンルを分けたり、カテゴリーを設定することで、時間帯別の売れ筋商品特定や、廃止するべきメニューを明らかにするABC分析が瞬時に行えます。

これにより、それらの商品の仕込みの量や原材料の発注管理が容易になり、廃棄ロスを減らし、売り切れによる機会損失を減らすことが可能になってきます。 POSレジの導入はダイレクトに原価率の抑えることにつながります。

強固なセキュリティを担保

レジ内のお金は悪意ある従業員や第三者から狙われる可能性が少なからずあります。しかし、POSレジなら使用ログが残っているため、比較的セキュリティによって守られる部分もあり、トラブルが発生しても責任の所在が明確になりやすいです。

また、POSレジは会計処理時の金銭のやり取りと金種の記録もの残ることから、スタッフの不正を抑止する効果もあります。

顧客データに基づいたマーケティング施策

顧客データの入力を徹底することができれば、この一括管理によって、顧客の属性や購入履歴、購買傾向など細かくわかるため、データを活用すれば実店舗の接客改善やリピーター拡大といった効果的なマーケティングが行えます。また、会員証アプリと連携できるサービスを使えば、ポイントの共通化やクーポンの発行も一括管理できます。

POSレジ導入のデメリット

POSシステムはすべてコンピューター制御されているため、災害・落雷などで停電してしまうと動かなくなります。そのため、不測の事態が起きたときの対処法を考えておく必要があります。また、POSレジはデータの送受信を行うためWi-Fi環境が整っていなければ正常に機能しません。

導入費用とランニングコストがかかることもデメリットのひとつです。従来のアナログレジは1台5万円ほどで購入できますが、POSレジはターミナルタイプなら1台50万～60万円、低コストと言われるタブレットタイプでも15万円前後かかります。（ドロワーなどの周辺機器を利用しなければ、４万程度で収まることもあります。）

さらにサービスによっては必要な機能を利用するために月額料金が発生する場合があります。 しかし、タブレットタイプという選択肢が増えたことから、15万程度の投資でPOSレジを利用できるようになったことは、大きいです。

POSレジを導入する際は、さまざまな商品を十分比較検討した上で発生するランニングコストを考慮し、予算や要望にも合ったものを導入しましょう。

POSレジを比較する際の3つのポイント

自社に合うPOSレジを選ぶ際に、比較するべきポイントは以下の3つです。

改善したい業務にどの程度費用がかかるか

まずPOSレジを導入するにあたって解決したい課題を洗い出しましょう。どのような課題をPOSレジ導入によって改善させたいのかを明確にしないと、導入後の費用対効果がわかりにくくなります。

たとえば、

「オーダーや会計の手間をもっと減らしたい」 「会計時の人的ミスをなくしたい」

といった具合に改善したい業務を書き出します。課題を明確にすることで、

「タブレット型POSレジを客席に導入してお客さま自身でオーダーをとってもらう」 「QR決済を導入する」

など解決策が見つかりやすくなり、POSレジに必要な機能も絞り込めます。

そしてオプションやカスタマイズを利用することも想定し、改善したい業務についてどれくらいの費用で解決できるのかを製品ごとに確認し、比較しましょう。

どの端末を使うか(iOS,Android)

多くのPOSレジではスマートフォンおよびタブレット端末が活用されます。サービスによっては手持ちの端末にアプリをインストールして使い回せる場合もあれば、新規端末が必要な場合もあります。

また、サービスによってはiPhoneやiPadといったiOS端末のみ、またはAndroid端末のみ対応可能と、利用端末が限定される場合があります。POSレジを比較する際は、どの端末が利用可能かを確認し、連携したい外部サービスがある場合にはそのサービスでも使用する端末が使えるかどうかを必ずチェックしましょう。

別サービス・システムとの連携が可能か

POSレジは外部サービスと連携することで機能が増え、より便利に使えます。たとえば、QR決済サービスを連携することで、お釣りのやり取り時の違算を減らすこともでき、会計ソフトとの連携により、日々の売上高の入力の手間を省くことができます。

ただし、各POSレジごとに連携できる別サービス・システムは異なるため、連携したいサービスおよび現在導入しているサービスが連携できるかどうかを確認しましょう。

まとめ

POSレジは決済処理や販売データの記録・分析、管理機能などが備わった高機能レジのことです。導入によって会計や事務業務の効率化、データを活用したマーケティングがしやすくなります。

POSレジにはターミナルタイプやタブレットタイプなどいくつか種類があるので、店舗の規模や用途にあわせて選ぶことが大切です。また導入の際は、POSレジの機能だけにとらわれず、今回紹介した「スマレジ」と「食べログオーダー」の連携のように便利な外部システムと連動させることも重要なポイントです。 食べログオーダーの詳細を見る

参考URL

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監修者：太田とよしき